IT-Services & Infrastruktur
EL mailarchive – E-Mail-Archivierung aus der Cloud
GoBD- und DSGVO-konforme E-Mail-Archivierung aus der Cloud. Deutsche Rechenzentren, monatlich kündbar, ab einem einzelnen Postfach – basierend auf MailStore-Technologie.
Offizieller Partner
von ELOVADE und MailStore – Einrichtung und persönliche Betreuung
E-Mail-Archivierung, die rechtssicher und einfach ist
Geschäftliche E-Mails müssen archiviert werden – das schreiben §§ 257 HGB und 147 AO vor. Aber kaum ein KMU hat dafür eine saubere, prüfsichere Lösung. Externe Festplatten, PST-Dateien, „wir speichern alles im Posteingang” – das hält keiner GoBD-Prüfung stand.
EL mailarchive löst das. Cloud-basiert, sofort einsatzbereit, deutsche Rechenzentren, monatlich kündbar. Ich übernehme die komplette Einrichtung, dein Betrieb und bin dein direkter Ansprechpartner für alle Fragen.
GoBD & DSGVO
konform – durch
unabhängige Prüfer bestätigt
unabhängige Prüfer bestätigt
Deutsche Server
ISO-zertifiziert
in Hamburg
in Hamburg
monatlich
kündbar – keine
Mindestlaufzeit
Mindestlaufzeit
Die 8 Gründe, warum sich EL mailarchive lohnt
- GoBD- und DSGVO-konform – durch unabhängige Prüfer bestätigt, du bist rechtlich auf der sicheren Seite
- Deutsche Rechenzentren – ISO-zertifiziert in Hamburg, keine Daten in den USA
- Bereits ab einem Postfach – ideal für Solo-Selbstständige bis KMU, kein Mindestabnahme-Volumen
- Keine eigene Infrastruktur – kein Server, keine Wartung, keine IT-Aufrüstung
- Bis zu 70 % weniger Postfach-Speicher – durch automatische Archivierung und Deduplizierung
- Einfache Wiederherstellung – versehentlich gelöschte E-Mails per One-Click vom Anwender selbst zurückgeholt
- Mandantenfähig – ideal für Steuerberater, Anwälte und Agenturen mit getrennten Archiven pro Mandant
- Schnelle Suche in allen E-Mails und Anhängen – auch nach 10 Jahren noch in Sekunden auffindbar
Was du davon hast – pro Rolle
Für Geschäftsführer und Inhaber
- Erfüllung rechtlicher Anforderungen ohne juristisches Spezialwissen
- Schutz vor Datenverlust durch redundante Cloud-Speicherung
- Keine Hardware-Investitionen für eigene Infrastruktur
- Monatlich planbare Ausgaben – kein versteckter Wartungs- oder Lizenz-Aufschlag
- Steigerung der Produktivität durch schnellen E-Mail-Zugriff im gesamten Team
- Flexible Vertreterverwaltung – Krankheit oder Urlaub eines Mitarbeiters? Vertreter sieht relevante E-Mails sofort
Für Administratoren und IT-Verantwortliche
- Dauerhafte Entlastung der Mail-Server durch Auslagerung in die Cloud
- Einfache Benutzerverwaltung über das EL Control Panel
- Reduzierung von Storage-Kosten im eigenen Postfach-System
- Erleichterte E-Mail-Verfügbarkeit auch nach Personalwechsel
- Zentraler Sicherungspunkt für alle E-Mails – ein System statt mehrerer
Für Anwender und Mitarbeitende
- Schnelle Suchfunktion in E-Mails und Dateianhängen
- Flexibler Zugriff via Client, Outlook Add-in oder Browser
- Keine Postfach-Größen-Limits mehr – alte E-Mails sind sicher archiviert
- One-Click-Restore für versehentlich gelöschte E-Mails
- Mobil und Desktop – Zugriff von überall
Lizenzierung – einfach und transparent
| Abrechnung | monatlich, pro genutztes Benutzerarchiv |
| Mindestabnahme | keine – schon ab einem Postfach |
| Vertragslaufzeit | keine Mindestlaufzeit, monatlich kündbar |
| Speicherplatz | 25 GB pro Instanz inklusive (kumuliert) |
| Rechenzentrum | ISO-zertifiziert, Hamburg |
| Technologie | MailStore (powered by OpenText) |
| Konformität | GoBD- und DSGVO-konform |
| Mandantenfähig | ja (ideal für Steuerberater, Anwälte, Agenturen) |
| Sprachen | Deutsch & Englisch |
Konkrete Preise und Konditionen besprechen wir im Erstgespräch und du erhältst von mir ein individuelles, auf dein Setup passendes Angebot.
Für wen lohnt sich EL mailarchive?
- KMU, die GoBD-konform werden müssen oder es schon sind und eine zukunftssichere Lösung suchen
- Steuerberater, Anwälte, Wirtschaftsprüfer mit mandantenbezogener, getrennter Archivierung
- Selbstständige & Freiberufler, die rechtssicher arbeiten wollen, ohne sich um IT zu kümmern
- Unternehmen mit Personalfluktuation, bei denen Mails von ausgeschiedenen Mitarbeitern auffindbar bleiben müssen
- Vereine & Stiftungen mit Aufbewahrungspflichten für ihre Geschäftskorrespondenz
- Handwerksbetriebe, die ihre Kunden-Korrespondenz sauber dokumentieren wollen
- Cloud-affine Unternehmen, die keinen eigenen Server mehr betreiben möchten
Mein Service als Partner – persönlich und direkt
Ich bin offizieller Partner von ELOVADE und übernehme für dich die komplette Einrichtung und laufende Betreuung:
- Erstberatung – wir klären, welche Postfächer archiviert werden sollen und welche Aufbewahrungsfristen für dich gelten
- Angebot – du erhältst von mir ein transparentes, individuelles Angebot, passend zur Anzahl deiner Postfächer und den gewählten Komponenten
- Einrichtung – ich richte dein Archiv ein und binde es an dein Postfach an, du kannst es mit echten Daten prüfen
- Anbindung – verbindet sich mit deinem Exchange, Microsoft 365 oder beliebigem IMAP-/POP3-Server
- Schulung – kurze Einweisung für dich oder deine Mitarbeiter zum EL-mailarchive-Client
- Laufende Betreuung – ich bin Ansprechpartner bei allen Fragen rund um deine Archivierung
- Skalierung – wenn dein Unternehmen wächst, ergänzen wir Postfächer mit ein paar Klicks
Damit hast du einen Ansprechpartner statt einer anonymen Hotline – plus die Sicherheit, dass eine zertifizierte, prüfsichere Lösung dahintersteht.
Verwandte Leistungen
- Domain & E-Mail-Setup – die saubere Basis für jede E-Mail-Archivierung
- Google Workspace Setup & Migration – Workspace-Postfächer lassen sich problemlos in EL mailarchive einbinden
- Webseiten-Wartung – mit DNS-Monitoring für deine Mail-Konfiguration
So geht’s weiter
Du willst loslegen? Drei Schritte reichen:
- Vorgespräch – du schickst mir kurz eine Nachricht mit deinem Mail-System und der Anzahl Postfächer
- Individuelles Angebot – passend zu deinem Setup und den gewünschten Komponenten
- Einrichtung & Betreuung – ich übernehme die komplette Einrichtung und bin dein Ansprechpartner
Klingt einfach? Ist es auch.
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Häufig gestellte Fragen
Häufige Fragen rund um EL mailarchive, GoBD und die Lizenzierung.
Warum muss ich meine geschäftlichen E-Mails überhaupt archivieren?
Geschäftliche E-Mails sind handelsrechtlich relevante Dokumente und müssen nach §§ 257 HGB und 147 AO für 6 bzw. 10 Jahre revisionssicher aufbewahrt werden. Einfaches Speichern im Posteingang reicht nicht – die Aufbewahrung muss unveränderbar, nachvollziehbar und vollständig sein. EL mailarchive erfüllt diese Anforderungen automatisch im Hintergrund.
Was bedeutet GoBD-konform und ist EL mailarchive das?
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind die Pflichten für elektronische Buchführung in Deutschland. Sie verlangen u. a. Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit aller archivierten Dokumente.
EL mailarchive nutzt die MailStore-Technologie, die regelmäßig durch unabhängige Prüfer hinsichtlich GoBD und DSGVO geprüft wird – du erfüllst also die Anforderungen, ohne dich selbst um juristische Details kümmern zu müssen.
EL mailarchive nutzt die MailStore-Technologie, die regelmäßig durch unabhängige Prüfer hinsichtlich GoBD und DSGVO geprüft wird – du erfüllst also die Anforderungen, ohne dich selbst um juristische Details kümmern zu müssen.
Wo werden meine Daten gespeichert?
Die Daten liegen ausschließlich in ISO-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland (Standort Hamburg). Damit erfüllst du sowohl die DSGVO-Anforderungen als auch typische interne Compliance-Vorgaben für deutsche Unternehmen.
Welche E-Mail-Systeme werden unterstützt?
EL mailarchive ist mit nahezu allen gängigen Mail-Systemen kompatibel:
- Microsoft Exchange (on-premises)
- Microsoft 365 / Exchange Online
- MDaemon Email Server
- Alle IMAP-kompatiblen Postfächer
- Alle POP3-kompatiblen Postfächer
Wie funktioniert die Abrechnung?
Die Abrechnung erfolgt pro Benutzerarchiv und monatlich. Berechnungsgrundlage ist der Höchststand der Benutzerarchive im jeweiligen Monat.
- Speicherplatz: 25 GB pro Instanz inklusive (kumuliert über alle Archive der Instanz)
- Einstieg: keine Mindestabnahmemenge, bereits ab einem einzigen Postfach
- Laufzeit: keine Mindestvertragslaufzeit, monatlich kündbar
Wie viel Speicherplatz brauche ich für meine E-Mails?
Erstaunlich wenig. Durch die Deduplizierung und Komprimierung der MailStore-Technologie sparen sich gegenüber einem klassischen Postfach typischerweise 60–70 % Speicherplatz ein. Konkret heißt das: 100 GB E-Mails landen archiviert bei rund 30–40 GB. Die inkludierten 25 GB pro Instanz reichen daher für viele Solo-Selbstständige und kleine Unternehmen vollständig aus.
Was passiert mit den E-Mails in meinem Postfach?
Du entscheidest selbst. EL mailarchive kann E-Mails entweder nur archivieren (Original bleibt im Postfach) oder zusätzlich nach erfolgter Archivierung aus dem Postfach automatisch löschen. Letzteres entlastet dein Postfach deutlich – bis zu 70 % weniger Speicherbedarf. Trotzdem bleibt jede E-Mail jederzeit über den EL-mailarchive-Client durchsuch- und wiederherstellbar.
Wie hole ich eine versehentlich gelöschte E-Mail zurück?
Der einzelne Nutzer kann archivierte oder versehentlich gelöschte E-Mails selbst per One-Click über den EL-mailarchive-Client wiederherstellen, ohne dass ein IT-Administrator hinzugezogen werden muss. Das spart Zeit und Nerven – besonders im Tagesgeschäft.
Wie wird die DSGVO-Löschfrist eingehalten?
EL mailarchive arbeitet mit mehrschichtigen Aufbewahrungsrichtlinien. E-Mails werden gemäß den eingestellten DSGVO-Löschfristen automatisch aus dem Archiv entfernt, sobald die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. So bleibst du DSGVO-konform, ohne manuell aufräumen zu müssen.
Brauche ich eigene Server oder Hardware?
Nein. EL mailarchive ist ein reines Cloud-Modell („as a Service"). Du brauchst keine eigene Infrastruktur, keine Wartung und keine IT-Mitarbeiter für den Betrieb. Den Betrieb übernehmen die deutschen Rechenzentren in Hamburg, die Einrichtung und Betreuung deines Archivs übernehme ich als zertifizierter Partner.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Bei kleineren Setups (1–10 Postfächer) erfolgt die Einrichtung in der Regel innerhalb weniger Stunden bis zu einem Werktag. Bei größeren Umgebungen mit Exchange- oder Microsoft-365-Anbindung planen wir je nach Postfach-Anzahl und Migrationsbedarf einen längeren Zeitraum ein – das besprechen wir konkret im Erstgespräch.
Lass uns über dein Projekt sprechen.
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